Мероприятие для разных компаний отличается целями и форматом. Одни позиционируют себя в качестве лидера индустрии, поэтому мероприятие закрепляет за ним такой статус. Другие рассматривают тренинги, семинары как одну из традиционных составляющих развития бизнеса. В любом случае все хотят избежать провала, чтобы конференция не была скучной.
Ивент-площадка подразумевает не просто стены, но и полноценный механизм. Обычно он включает техническое оснащение, декор, мебель, освещение и общую атмосферу. По отдельности – это всего лишь элементы. Правильно соединив их воедино, получится универсальное и стильное пространство для проведения событий любого формата.
Поиск локации
В первую очередь необходимо подбирать просторную площадку с наличием необходимой аппаратуры или возможностью ее подключения. В качестве варианта можно рассмотреть конференц-залы Киева. Помещения выполнены в современном дизайне, грамотно оснащены акустической системой. Благодаря большим экранам, можно продемонстрировать презентацию. Также имеются удобные места для докладчиков и гостей.
Сегодня многие отходят от скучных залов. Популярностью пользуются креативные локации, расположенные в центре столицы. Такие помещения подойдут для тренингов, воркшопов, семинаров. Как известно, смена обстановки всегда положительно влияла на участников, способствует раскрытию их потенциала, выходу из зоны комфорта. Доказано, что в дружелюбной, творческой атмосфере овладевать новыми знаниями легче. Большинство площадок в центре Киеве оборудованы необходимой мебелью и техникой.
Вместительные пространства в стиле лофт — один из лучших вариантов для юбилеев, корпоративов. Преимуществом такой зоны является возможность организации кейтеринга, неформальная обстановка, где участники смогут чувствовать себя более свободно.
Традиционные, при этом верные способы найти подходящее помещение:
● воспользоваться интернетом. Выполнив запрос с учетом своих требований, можно быстро просмотреть множество предложений. Здесь можно ознакомиться с условиями аренды. В итоге обязательно попадется что-то стоящее;
● через знакомых и друзей. Этот метод действует уже не один год. Даже если кто-то не проводил ивент, то найдется тот, кто слышал о хорошей локации;
● обратиться к услугам специальных сайтов по подбору залов. Обычно каталог содержит стильные пространства под разный формат события. При этом удобно пользоваться, ведь информация структурирована, доступна каждому.
На сайтах можно увидеть фото с описанием, ценовую политику, здесь указываются прямые контакты арендодателя. Пользователям нужно только связаться с менеджером и узнать в деталях о понравившемся зале. Также всегда можно сравнить несколько вариантов, чтобы остановиться на наиболее выгодном.
Каким бы способом не была найдена локация, первое знакомство происходит онлайн по изображениям и в телефонном режиме. Если все устраивает, смело можно переходить к личному посещению места.
Месторасположение и парковка
Учитывается близкое расположение к общественному транспорту. Недопустимо, если гости будут добираться с пересадками. Это сразу испортит первое впечатление от мероприятия. Начало любого события нужно проводить с позитивной ноты, но не в коем случаев с опозданий и отрицательного настроя.
Немаловажный момент, которому стоит уделить внимание, наличие парковки. Хорошо, чтобы она была бесплатной. Ведь часто участники приезжают на личном автомобиле, поэтому многие организаторы подумали о водителях, предоставляя парковочные места. Платная стоянка подойдет тоже. Все-таки лучше быть уверенным сразу в наличии места для машины, чем выискивать потом часами и еще несколько кварталов идти к локации.
Обеспечение комфорта на площадке
Несмотря на всю крутизну локации, площадь пространства должна соответствовать формату события. Слишком большой и маленький зал – плохо. Придется искать середину. Удачным сценарием аренды является тот, который включает использование технического оборудования. Желательно заранее обговорить такие моменты с администратором, задать вопросы о том, за что придется доплатить.
При первом осмотре помещения можно сразу заметить, насколько ухожен зал. Он не должен быть старым с потертой мебелью. Для летнего проведения, можно воспользоваться террасой или площадкой под открытым небом. Кроме обстановки, немаловажен панорамный вид. Не желательно, если гости будут видеть за окнами стройку вместо красивых пейзажей.
Мобильная локация способна воплотить даже самую смелую задумку. Должна быть возможность менять предметы интерьера, декорировать при необходимости или зонировать. Нельзя обходить стороной вопрос системы кондиционирования. Помещение должно быть хорошо вентилируемым. В холодное время стоит подумать о наличии обогревателей.
Продвижение конференции
После формирования продукта, необходимо проинформировать целевую аудиторию. В идеале заручиться поддержкой СМИ. Только не всегда удается добиться желаемого результата. Проще донести информацию о событии посредством профессиональных отраслевых изданий.
Грамотный подход к всем источникам тоже играет важную роль. Продвижение события зависит также от четко выстроенной ценовой составляющей. Если объявляется скидка за то, что человек зарегистрируется намного раньше положенного, нужно заблаговременно убедиться, чтобы приглашенный получил эту информацию по разным источникам.
Наиболее эффективный способ привлечения участников бизнес-конференций — прямые продажи. Кроме этого, важно организовать общение спикеров и делегатов. Программа должна включать достаточное время для дискуссий и неформального общения. В зависимости от отрасли, меняются и предпочтения аудитории.
К завершению мероприятия тоже нужно подходить со всей ответственностью. Обычно пишется отчет, подбивается смета, публикуются пост-релизы. Также стоит почитать отзывы в социальных сетях, разослать благодарности партнерам. Можно собрать обратную связь от участников.