Робота з документацією потребує комплексного підходу, який допоможе не тільки утримувати папери у порядку, але й швидко орієнтуватися в архіві, а також – дотримуватися законодавчих норм під час знищення документів. Це – обов’язків процес, який нерозривно пов'язаний з документообігом будь-якої компанії або організації.
Допомогу у непростій справі знищення документів надає архівна компанія міжнародного рівня – Reisswolf. Компанія нещодавно почала свою діяльність на території України, і вже досягла високого рівня довіри серед керівників багатьох підприємств, компаній, організацій та приватних осіб.
Reisswolf завжди на захисті вашої конфіденційності: компанія надає архівні послуги, включаючи позаофісне зберігання паперових документів та інформації на цифрових носіях. Також Reisswolf спеціалізується на конфіденційному знищенні документів, а це – найважливіший аспект для успішної роботи будь-якої компанії.
Як і навіщо знищувати документи
Знищенню підлягають документи, у яких вже вийшов термін придатності, і їх більше не потрібно зберігати в архіві для подальшої роботи. Також позбавляються від паперів, які втратили для організації практичне значення або мають помилки.
Слід пам’ятати: знищенню не підлягають документи, які внесені до Національного архівного фонду, а також мають культурну цінність на державному рівні.
Документи потрібно знищувати правильно, і представники компанії Reisswolf роблять це згідно з регламентом, який має закону силу. Конфіденційне знищення документів передбачає:
- складення акту про вилучення документів;
- узгодження акту зі спеціальною комісією державного архіву;
- проведення експертизи цінності паперів;
- складання повного опису документів, які підлягають знищенню;
- екологічне і безпечне знищення документів;
- складання акту про утилізацію.
Способів знищення документів існує декілька. Воно відбувається на шредері, рівень секретності якого підбирається згідно з характеристиками документації. Наприклад, для публічних документів можна використовувати шредер з рівнем Р-1 і Р-2: він нарізає папери на тонкі смужки, якими неможливо користуватися. Але при наявності величезного бажання, їх можна скласти разом і прочитати текст. Якщо користуватись шредером з рівнем Р-6 і Р-7 – це найвищий, то документи не зможе відновити ніхто – навіть спецслужби.
Правильне знищення документів – запорука успіху
Якщо приділити знищенню важливих паперів достатню кількість уваги, то можна запобігти неприємних наслідків:
- розкрадання конфіденційної інформації організації;
- втрату особистих даних співробітників;
- підміну цінних паперів;
- викрадення важливих даних конкурентами.
Компанія бере на себе відповідальність за дотримання усіх державних норм при знищенні паперів. Але головне – це конфіденційність, рівень якої дозволяє вам повністю розраховувати на те, що дані компанії або приватної особи ніхто і ніколи не дізнається.
Також компанія Reisswolf проводить знищення жорстких дисків: обирається радикальний спосіб, після якого відновити інформацію – неможливо. Жорсткий диск знищується фізично: це відбувається на очах у замовника.
Компанія Reisswolf – найкращий помічник у сегменті роботи з документами, і ви завжди можете домовитися про надання архівних послуг у Києві та інших містах України. Німецька педантичність стане запорукою довгої та плідної співпраці. Компанія надає якісні послуги на європейському рівні у сфері документообігу, а довіра у відношеннях з клієнтом, якщо йдеться про Reisswolf, не просто слово – це кредо.